Подтверждение трудового стажа, особых условий труда, заработной платы, награждений

Если сведения нужны для назначения (перерасчета) пенсии, то рекомендуем обращаться в Пенсионный фонд Российской Федерации по месту оформления, который может обеспечить направление соответствующего запроса в архивное учреждение в установленном порядке.

Действующее законодательство не содержит указаний на то, что архивные справки, подтверждающие трудовой стаж и заработную плату для назначения (перерасчета) пенсии, должны быть получены исключительно Пенсионным фондом. Но предусмотрено проведение проверки предоставленных гражданином документов. На практике проверка архивной справки осуществляется путем направления Пенсионным фондом запроса в архив. Во избежание потерь времени представляется целесообразным просить Пенсионный фонд оказать содействие в истребовании необходимых архивных справок. При этом гражданин должен быть готов предоставить точное название архива и его адрес.

Исключение – подтверждение трудовой деятельности индивидуального предпринимателя. Сведения о декларированных доходах, полученных в связи с осуществлением предпринимательской деятельности, входят в перечень документов, которые Пенсионный фонд запрашивает самостоятельно.

При самостоятельном поиске документов о трудовом стаже и (или) особых условиях труда и (или) заработной плате и (или) награждениях за успешную трудовую деятельность следует в первую очередь проверить, является ли организация-работодатель действующей.

Информацию о действующих организациях можно получить из Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГРЮЛ/ЕГРИП) – федерального информационного ресурса, содержащего общие сведения о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории Российской Федерации.


Как правило, документация действующей организации хранится в ее архиве (или структурном подразделении, выполняющем его функции). Нормативный срок хранения документов по личному составу, созданных до 01.01.2003, – 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет.

В случае реорганизации архивные документы передаются организации-правопреемнику. Название и адрес правопреемника должны быть указаны в выписке из ЕГРЮЛ.

При ликвидации документы передаются организации – учредителю (вышестоящей организации). Название и адрес учредителя должны быть указаны в выписке из ЕГРЮЛ.


В случае отсутствия вышестоящей организации документы ликвидируемой организации положено сдавать в государственный архив.


Документация ликвидированных организаций федерального уровня (министерств, комитетов, служб, всесоюзных и всероссийских НИИ, российских государственных корпораций) должна поступать на хранение в федеральные архивы.

Документация ликвидированных организаций субъекта Российской Федерации, соответствующих территориальных управлений федеральных органов власти, коммерческих и некоммерческих организаций регионов, как правило, сдается в государственные архивы субъекта Российской Федерации по месту нахождения.

Документация ликвидированных органов местного самоуправления и муниципальных организаций подлежит хранению в муниципальных архивах (или соответствующих структурных подразделения органов местного самоуправления муниципальных районов, городских округов).


Межархивные базы данных о документах Архивного фонда Российской Федерации


Название информационного ресурса

Центральный Фондовый Каталог


База данных по местам хранения документов по личному составу


Путеводители по архивам России




 

Справочники о фондах федеральных государственных архивов, которые приняли на хранение документацию по личному составу


Наименование архива


Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ)

 

ГА РФ располагает картотекой награждений государственными наградами СССР и РСФСР


Российский государственный архив экономики (РГАЭ)


Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)


Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ)

 

Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД)


Российский государственный военный архив (РГВА)


Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ)


Российский государственный архив в г. Самаре (РГА в г. Самаре)

 

Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ)


 


Перечень государственных архивных учреждений всех субъектов Российской Федерации размещен на отраслевом портале «Архивы России».

При необходимости истребовать архивные справки о трудовом стаже и заработной плате за рубежом, рекомендуем обращаться в Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России) по адресу: ул. Житная, д. 14, Москва, ГСП-1, 119991, тел.: (495) 994-93-55 или его территориальные органы. Подробная информация о государственной услуге по истребованию личных документов с территории иностранного государства по ссылке.

Обращаем внимание, что архивы не выдают справки по форме 2-НДФЛ. Обязанность по представлению сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ возложена на налоговых агентов. В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации (ст. 24, п. 1) это лица, которые исполняют обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации.

Государственные (муниципальные) архивные учреждения выдают архивные справки, содержащие документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых они составлены. Форма предусмотрена Приложением 13 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 г., регистрационный № 13893).

Архивы организаций выдают архивные справки по форме, предусмотренной Приложением 29 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от                    31 марта 2015 г. № 526, зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830).

Таким образом, справки по форме 2-НДФЛ уполномочен выдавать работодатель. От архивов и других организаций, осуществляющих хранение соответствующих архивных документов, правомерно требовать только архивные справки о заработной плате.

Также обращаем внимание, что архивы не восстанавливают трудовые книжки. Это компетенция работодателя. Архивы выдают архивные справки о трудовом стаже, которые имеют равную юридическую силу с трудовыми книжками.