История СИЦ ФГА

Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов создан по решению коллегии Федерального архивного агентства (Росархива) от 19 сентября 2012 г. в целях оптимизации работы Росархива и федеральных архивов по информационному обеспечению граждан и организаций на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Для выполнения данного решения работниками Росархива и федеральных архивов была разработана Концепция создания Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов. В соответствии с данным документом на подготовительных этапах были обустроены помещения в Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), составлены организационные и методические документы, подобран и обучен персонал, разработаны автоматизированная система регистрации запросов и контроля их исполнения (АИС «Запросы») и база данных по местам хранения документов по личному составу. Благодаря этому в июне 2014 г. Центр смог начать прием граждан, телефонные консультации, рассмотрение письменных запросов.

В течение 2015-2017 гг. все федеральные архивы были подключены к работе в АИС «Запросы». Первоначально в ней были предусмотрены три основные формы: регистрация запроса, передача на исполнение и исполнение запроса. Важным шагом, позволяющим АИС «Запросы» расти от заполняемого в электронном виде журнала входящей и отправляемой корреспонденции до системы электронного документооборота, стало предоставление возможности присоединять файлы: электронные документы или электронные копии запросов и ответов на них (архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем). Развитие функционала системы не прекращается: совершенствуется автоматизированный поиск, начата работа по согласованию готовящихся документов средствами АИС «Запросы», налаживается удаленное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации по защищенному электронному каналу связи и т.п.

Внесение информации в базу данных по местам хранения документов по личному составу о документах, находящихся на хранении в федеральных архивах, было завершено в 2018 г. Но по сей день комплектующиеся документами по личному составу федеральные архивы дважды в год направляют сведения о новых поступлениях. В 2019 г. было определено новое направление развития базы данных – сведения о документах по личному составу, пути розыска которых исчерпаны. Также в 2019 г. была введена в действие Интернет-версия базы данных, которая предоставляет возможность ознакомиться с картотекой организаций, включенных в базу данных:

с 2019 г. – федеральные государственные архивы;

с 2020 г. – государственные и муниципальные архивы Республики Хакасия и Краснодарского края;

В 2020 г. было подписано Соглашение об электронном взаимодействии РГАНТД (Центра) с Отделением ПФР по г. Москве и Московской области. Работа по исполнению запросов социально-правового характера совершенствовалась по целому ряду критериев: межведомственное взаимодействие вместо направления граждан в архивы, направление одного запроса ПФР в Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов вместо рассылки этого запроса в несколько федеральных архивов одновременно, ужесточение контроля сроков исполнения запросов, внедрение электронных подписей и электронной почты вместо традиционной переписки и т.п.

С 2014 г. Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов развивает свое представительство в сети Интернет. Первоначально на сайте базового архива РГАНТД была размещена визитная карточка Центра, основные сведения о местах хранения архивной документации. С 2015 г. начал работать форум «Вопрос-ответ». В 2020 г. РГАНТД предоставил Центру домен следующего уровня https://sic.rgantd.ru/ для формирования информационного ресурса о поиске архивных документов. Это позволило опубликовать подборку специализированных материалов о федеральных государственных архивах: какие документы хранят, где посмотреть архивные справочники, какие документы есть в открытом доступе в Интернете, порядок исполнения запросов, как работают читальные залы, а также подать на сайте запрос на поиск архивных сведений по документам федеральных государственных архивов. Кроме того, на сайт были выложены подробные рекомендации, куда обращаться, если в федеральных архивах искомой информации нет: где и как найти метрики, личные дела, награды, фотографии и т.п., раздел «Часто задаваемые вопросы», возможность задать на сайте свой вопрос.

Коллегия Росархива уделяет внимание развитию Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов:

19 сентября 2012 г. – решение о создании Центра,

11 июня 2013 г. – обсуждение реализации Концепции создания Центра при участии первого начальника Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов Платоновой Ольги Анатольевны,

24 декабря 2014 г. – еще одно обсуждение хода реализации Концепции создания Центра при участии второго начальника Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов Лашкевича Сергея Андреевича,

28 декабря 2016 г. – обсуждение работы Отдела межархивных информационно-коммуникационных проектов РГАНТД, в состав которого был временно включен Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов, при участии начальника Глищинской Натальи Васильевны,

14 ноября 2019 г. – обсуждение доклада начальника Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов Тарасовой Марии Владимировны.

Деятельность Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов обсуждается на совещаниях у руководства Росархива: определяются целесообразные направления развития, корректируются формы работы.

Взаимодействие Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов с федеральными архивами обсуждается с участием руководителей федеральных архивов и профильных специалистов. Первая редакция порядка взаимодействия Росархива, Центра и федеральных архивов была утверждена приказом Росархива в 2014 г., вторая (действующая) – в 2020 г.